Erweiterte Automatisierungsfunktionen in Ticketing As A Service für Microsoft Teams
- Marc (TeamsWork)
- 11. März
- 3 Min. Lesezeit
In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist Effizienz entscheidend. Ob beim Management eines Service-Desks, der Bearbeitung von HR-Anfragen oder der Koordination von Marketinganfragen – die Optimierung von Arbeitsabläufen kann die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern. Genau hier setzt unsere neue Automatisierungsfunktion in Ticketing As A Service für Microsoft Teams an.
Inspiriert von den vertrauten Outlook-Regeln ermöglicht diese Funktion die automatische Anreicherung von Tickets auf Basis spezifischer Bedingungen. Das Ergebnis? Tickets werden automatisch an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet und einheitlich angereichert, was zu schnelleren Reaktionszeiten und mehr Zeit für strategische Aufgaben führt.
Vorteile der Automatisierung im Ticketing-System
Gesteigerte Effizienz – Automatisierung reduziert manuellen Aufwand, beschleunigt den Ticketing-Prozess und ermöglicht es Teams, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.
Höhere Genauigkeit – Automatisierte Regeln sorgen dafür, dass Tickets nach vordefinierten Kriterien verarbeitet werden, wodurch menschliche Fehler minimiert werden.
Bessere Priorisierung – Durch die automatische Priorisierung und Zuweisung von Tickets wird sichergestellt, dass kritische Anliegen schnell bearbeitet werden.
Optimierte Kommunikation – Automatisierung erleichtert die teaminterne Kommunikation, indem Tickets direkt an die zuständigen Personen oder Teams weitergeleitet werden.
Regelbeispiel für die Automatisierung im Ticketing
Die Erstellung von Automatisierungsregeln in einem Ticketing-System umfasst die Definition von Bedingungen und entsprechenden Aktionen. So gehen Sie vor:
Bedingung festlegen – Bestimmen Sie die Kriterien, die die Regel auslösen. Eine Bedingung könnte beispielsweise sein, wenn ein Ticket als „dringend“ markiert wird.
Aktion bestimmen – Legen Sie fest, welche Aktion ausgelöst wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. Falls ein Ticket als dringend markiert ist, könnte es automatisch einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden.
Regelbeispiel
Bedingung: Priorität auf „Dringend“ gesetzt
Aktion: Ticket wird an Allen zugewiesen
In diesem Beispiel wird jedes als dringend markierte Ticket automatisch an Allen weitergeleitet, sodass kritische Anliegen schnell von der verantwortlichen Person bearbeitet werden.
Automatisierung im Ticketing: Anwendungsfälle in Ticketing As A Service
1. Erweiterte Regel-Erstellung mit E-Mail-zu-Ticket-Szenario
Ticketing As A Service ermöglicht die Erstellung von Regeln basierend auf Absender, Betreff und Inhalt einer E-Mail. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Tickets aus eingehenden E-Mails erstellt werden. Beispielsweise können Sie eine Regel definieren, die Tickets bestimmten Teammitgliedern zuweist, um sicherzustellen, dass jede Anfrage schnell von der richtigen Person bearbeitet wird.
2. Detaillierte Datumsbedingungen und -aktionen
Nutzen Sie relative und feste Datumswerte zur Steuerung Ihrer Regeln:
Als Bedingung: Wenn das erwartete relative Datum in weniger als 2 Tagen liegt, wird die Priorität des Tickets auf „Dringend“ gesetzt. So wird sichergestellt, dass zeitkritische Anfragen vorrangig behandelt werden.
Beispiel: Wenn erwartetes relatives Datum < 2, dann Priorität = Dringend
AAls Aktion: Wenn die Priorität eines Tickets auf „Dringend“ gesetzt ist, wird das erwartete relative Datum automatisch auf 2 Tage festgelegt. So bleibt der Zeitrahmen für dringende Tickets klar definiert.
Beispiel: Wenn Priorität = Dringend, dann erwartetes relatives Datum = 2
3. Tag-Bedingungen: „Eines von“ vs. „Alle von“
Die neuen Automatisierungsfunktionen ermöglichen Regeln basierend darauf, ob ein Ticket mindestens eines oder alle einer bestimmten Gruppe von Tags enthält:
Eines von – Diese Bedingung löst eine Aktion aus, wenn ein Ticket eines der angegebenen Tags enthält.
Beispiel: Wenn eines von [Tag1, Tag2, Tag3], dann…
Alle von – Diese Bedingung löst eine Aktion nur aus, wenn ein Ticket alle angegebenen Tags enthält.
Example: If all of [Tag1, Tag2, Tag3], then...
Beispiel: Wenn alle von [Tag1, Tag2, Tag3], dann…
So konfigurieren Sie diese Funktionen
Um diese neuen Automatisierungsregeln zu erstellen, navigieren Sie zu Einstellungen in Ticketing As A Service und öffnen Sie den Zuweisungs-Tab. Aktivieren Sie zuerst „Neue Tickets automatisch zuweisen“, dann können Sie Ihre Regeln erstellen, bearbeiten und an Ihren spezifischen Arbeitsablauf anpassen.
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