Cómo crear tu primera Checklist: pasos esenciales y recomendaciones
- Marc (TeamsWork)
- hace 6 días
- 3 Min. de lectura
Empezar con un sistema nuevo puede parecer abrumador. Lo entendemos. Por eso hemos trabajado mucho para que nuestra plataforma sea fácil de usar, para que cualquiera pueda comenzar sin complicaciones. Crear tu primera Checklist en Checklist As A Service no tiene por qué ser complicado. Vamos a recorrer los pasos para que puedas comenzar cuanto antes.
Mira este breve video o lee el siguiente artículo que ofrece una explicación más completa.
Inicia el proceso de creación de la Checklist haciendo clic en el botón + Nueva Checklist.
1) Seleccionar una plantilla
Empieza eligiendo una plantilla. Tienes más de 300 plantillas seleccionadas a tu disposición, además de las plantillas personalizadas que hayas creado tú, o puedes empezar desde cero. Esta flexibilidad garantiza que tengas una base sólida para cualquier tarea que debas abordar.
2) Crear una Checklist o configurar una Checklist recurrente
Crear una Checklist genera una lista de tareas única, pero para los procesos que se repiten con frecuencia —como el cierre mensual del equipo contable—, puedes optar por una Checklist recurrente. Esta opción genera automáticamente una Checklist en un horario predefinido, facilitando la gestión de tareas repetitivas.
3) Rellenar el encabezado
Aquí introducirás la información básica sobre tu Checklist. Los datos clave incluyen la fecha del evento, que sirve como referencia para todas las fechas de vencimiento de las tareas. La función de calendario es fundamental; garantiza que las fechas de vencimiento no caigan en fines de semana o días festivos. Puedes configurar tu calendario preferido en el área de ajustes.
4) Rellenar las tareas
Si seleccionaste una plantilla, todas las tareas de esa plantilla se añadirán automáticamente a tu Checklist. Si no, puedes añadir tareas manualmente, establecer fechas de vencimiento, asignar responsables y revisores, e incluso adjuntar documentos.
Checklist está diseñada como una herramienta colaborativa. Al añadir miembros del equipo a las tareas y establecer fechas de vencimiento, todos recibirán notificaciones sobre sus asignaciones, tareas próximas a vencer o vencidas, y actualizaciones al completar tareas. Esto mantiene a todos informados y coordinados, asegurando que no se pierda ninguna fecha límite.
Tienes la flexibilidad de decidir si tu Checklist necesita fechas de vencimiento y si requiere responsables y revisores.
Usar el interruptor de Fecha de vencimiento
Si decides no establecer fechas de vencimiento, las tareas no tendrán un plazo específico ni generarán recordatorios.
Usar el interruptor de Responsable / Revisor
Del mismo modo, si no asignas tareas, estas estarán disponibles para cualquiera; solo los colaboradores y solicitantes podrán cerrarlas.
Puedes desactivar ambos interruptores
Puedes optar por un modo híbrido asignando responsables/revisores a algunas tareas y dejando otras abiertas.
Campo de fecha
Las fechas son relativas a la fecha del evento (por ejemplo, -2 días significa que la tarea debe completarse dos días hábiles antes del evento).
5) Revisar y enviar
Este es el momento de revisar todo: los datos del encabezado, la lista de tareas, los responsables, revisores, etc. Es el último paso antes de hacer oficial tu Checklist, así que tómate un momento para asegurarte de que todo esté correcto.
Cuando envías tu Checklist, el sistema entra en acción, calculando las fechas exactas de vencimiento para cada tarea según tus entradas y el calendario seleccionado. Luego envía notificaciones a los responsables y revisores sobre las tareas asignadas. El proceso está completamente automatizado, asegurando que tu Checklist esté lista sin complicaciones adicionales.
Hemos diseñado nuestra plataforma para que este proceso sea lo más intuitivo posible, pero la verdadera magia ocurre cuando empiezas a usarla por ti mismo.
¿Aún no has probado Checklist As A Service? Ahora es el momento perfecto para sumergirte y ver cómo puede optimizar tus procesos, hacer a tu equipo más eficiente y, sinceramente, hacerte la vida un poco más fácil. Prueba la aplicación hoy y transforma tu forma de trabajar. Hagámoslo juntos.
TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service y Checklist As A Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.
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