Of je nu een kleine startup beheert of een groot bedrijf overziet, het implementeren van een effectief issue tracking systeem kan aanzienlijk bijdragen aan je operationele efficiëntie en klanttevredenheid.
Misschien ben je bekend met een issue tracking systeem dat door grote bedrijven wordt gebruikt, maar wist je dat je hetzelfde kunt doen op Microsoft Teams? Laten we het ontdekken!
Wat is een Issue Tracking System?
In je dagelijkse werk kom je vaak verschillende problemen tegen. Soms zijn er problemen die je niet zelf kunt oplossen, maar waarvoor samenwerking met andere mensen van verschillende teams of afdelingen nodig is.
In plaats van oude methoden te gebruiken om het probleem op te lossen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Excel, wat tijdrovend kan zijn en waarschijnlijk leidt tot slecht beheer, kun je nu een issue tracking systeem gebruiken.
Een Issue Tracking System (ITS) is een softwaretoepassing die een gecentraliseerd systeem biedt om problemen te registreren, toe te wijzen en bij te houden, zodat je een duidelijk overzicht hebt van problemen en hun oplossingen.
Issue tracking software speelt een cruciale rol in het beheren van workflows, het bevorderen van team samenwerking en het verhogen van de productiviteit.
Het zorgt voor tijdige en effectieve oplossing van diverse problemen, van het identificeren van codefouten in softwareontwikkeling tot het afhandelen van klachten van klanten.
Belangrijkste kenmerken van een Issue Tracking System:
Rapporteren van een probleem: Teamleden identificeren een probleem of issue en maken een ticket aan in het issue tracking systeem om dit te rapporteren. Het ticket bevat meestal een beschrijving van het probleem en relevante informatie hierover.
Toewijzen van het probleem: Vervolgens wordt het ticket toegewezen aan een teamlid of een groep teamleden die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van het probleem.
Bijhouden van het probleem: Het issue tracking systeem biedt een manier om de status van het probleem bij te houden terwijl eraan wordt gewerkt en opgelost. Dit kan het toevoegen van opmerkingen of updates aan het ticket omvatten, evenals het wijzigen van de status van het ticket om de huidige fase in het oplossingsproces weer te geven.
Oplossen van het probleem: Zodra het probleem is opgelost, kan het ticket worden gesloten en gemarkeerd als opgelost in de issue tracking software.resolved, the ticket can be closed and marked as resolved in the issue tracking software.
Hoe configureer je een Issue Tracking System op Microsoft Teams
Om een issue tracking systeem op Microsoft Teams te gebruiken, moet je eerst Ticketing As A Service toevoegen aan je Microsoft Teams.
Ga eenvoudigweg hierheen en klik vervolgens op 'Toevoegen aan Teams'. Je kunt ook deze video bekijken voor een stapsgewijze instructie.
Als je al Ticketing As A Service hebt in je Microsoft Teams, volg dan deze gidsen om een issue tracking systeem op Microsoft Teams te configureren.
1) Configureer je formulier voor Issue Tracking
Ticketing As A Service heeft aangepaste velden in het ticketformulier die je kunt configureren om specifieke informatie over de problemen nauwkeurig te verzamelen.
Bijvoorbeeld, met velden zoals 'Producttype', 'Datum van het probleem' of 'Productnummer', krijgt het ondersteuningsteam de nodige context voor een beter begrip van klantproblemen en effectievere reacties. Je kunt hier meer informatie vinden over aangepaste velden.
2) Configureer je workflow voor Issue Tracking
Het aanpassen van de workflow voor een issue tracking systeem kan de efficiëntie en effectiviteit van het oplossen van een probleem aanzienlijk verbeteren. Met deze functie kun je de workflow afstemmen op je specifieke bedrijfsprocessen.
Je kunt de stappen toevoegen die je nodig hebt om een probleem aan te pakken, zoals een "goedkeurings" stap, of een "in afwachting" status introduceren. Je kunt ook aanpassen waar die stappen naartoe gaan, waardoor de coördinatie wordt vergemakkelijkt. Je kunt hier meer informatie vinden over de aangepaste workflow.
3) Configureer een e-mail naar ticket
Ticketing As A Service staat ook toe dat klant-e-mails automatisch worden omgezet in tickets.
Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat een klant of een externe gebruiker van jouw bedrijf een e-mail stuurt waarin staat dat ze ondersteuning nodig hebben.
De e-mail wordt dan geregistreerd in ons systeem als een ticket en we sturen automatisch een bevestigingsmail naar de klant.
Dit garandeert dat alle klantvragen, ongeacht het communicatiekanaal, effectief worden vastgelegd, gevolgd en beheerd, waardoor de efficiëntie van de klantenservice wordt verbeterd. Voor meer uitleg over hoe dit werkt, kun je hier meer leren over e-mail naar ticket.
Ticketing As A Service biedt een scala aan spannende functies, waaronder Tags, Automatisering, Data-integratie met API, Power BI Analyse voor het ticket, en nog veel meer!
Al deze fantastische functies bieden een handige oplossing voor bedrijven van alle groottes, waardoor ze problemen gemakkelijk kunnen beheren en oplossen, wat uiteindelijk leidt tot verhoogde productiviteit en verbeterde klanttevredenheid!
Commentaires